Việc thành lập và quản lý các thủ tục liên quan đến Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam rất quan trọng cần được theo dõi trong suốt quá trình hoạt động. Để có thể hạn chế được rủi ro nhất định khi thực hiện các chức năng của Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, chúng ta cần lưu ý 7 trường hợp dưới đây mà Công ty TNHH Phúc Vạn Luật muốn chia sẻ đến quý bạn đọc:
Các rủi ro trong quá trình hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Phần lớn các Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam gặp phải các rủi ro do không tuân thủ đúng các thủ tục liên quan đến quản lý văn phòng đại diện. Do vậy, việc quản lý rủi ro trong hoạt động Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là rất quan trọng như:
- Quản lý rủi ro về giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Quản lý rủi ro về lao động, các vấn đề liên quan đến lương thưởng, bảo hiểm cho người lao động nước ngoài, người lao động Việt Nam.
- Quản lý rủi ro về các khoản thuế phát sinh khi hoạt động Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
- Các quy định liên quan về báo cáo thuế, báo cáo tài chính hàng năm đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Tuân thủ các quy định về giấy phép, thay đổi và xin cấp lại
Khi hoạt động Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam cần tuân thủ các thủ tục về quản lý giấy phép nước ngoài tại Việt Nam.
Thay đổi giấy phép văn phòng đại diện
Khi thương nhân nước ngoài muốn thay đổi các thông tin trên giấy phép như: tên gọi, địa chỉ, người đại diện, nội dung hoạt động…thì cần phải tuân thủ các quy định với cơ quan nhà nước như:
- Hồ sơ điều chỉnh giấy phép Văn phòng đại diện trong đó có tài liệu chứng minh nội dung thay đổi và bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
- Thời hạn thông báo thay đổi trong vòng 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi các thông tin điều chỉnh Giấy phép văn phòng đại diện.
Cấp lại giấy phép văn phòng đại diện
Nếu thương nhân nước ngoài muốn chuyển địa điểm trụ sở từ tỉnh, thành phố Trực thuộc Trung ương đến tỉnh, Thành phố Trực thuộc Trung ương khác hoặc bị mất, bị hủy hoại, bị hư hỏng giấy phép văn phòng đại diện thì có quyền yêu cầu Cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
- Việc cấp lại trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan giải quyết tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ với lệ phí cấp lại là 1.500.000 đồng.
Lưu ý: Nếu trường hợp có sự thay đổi nhưng văn phòng đại diện không làm thủ tục sửa đổi, bổ sung, cấp lại thì tùy vào mức độ vi phạm mà văn phòng đại diện có thể bị xử phạt từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.
Gia hạn khi hết hạn giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Các Văn phòng đại diện có quyền gia hạn giấy phép của mình khi đã hết hạn. Việc không gia hạn giấy phép văn phòng đại diện đúng thời hạn đồng nghĩa với việc văn phòng đại diện đang hoạt động mà không có giấy phép. Trình tự, thủ tục gia hạn giấy phép cần chú ý:
- Nộp hồ sơ gia hạn trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước ngày giấy phép hết hạn.
- Cần hoàn thiện các thủ tục liên quan đến kê khai và quyết toán thuế vì Cơ quan chức năng sẽ kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện trước khi quyết định cho phép gia hạn giấy phép Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
Trường hợp Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam không làm thủ tục gia hạn giấy phép sẽ bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Đồng thời việc vi phạm quy định về gia hạn giấy phép sẽ làm ảnh hưởng đến việc thay đổi, gia hạn giấy phép văn phòng đại diện trong tương lai.
Nộp báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện hàng năm
Việc nộp báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam phải thực hiện báo cáo trước ngày 30 tháng 01 của năm tiếp theo về tình hình sử dụng lao động nước ngoài, lao động trong nước; các nghĩa vụ liên quan đến Thuế, Bảo hiểm bắt buộc và tình hình tăng giảm lao động. Đồng thời báo cáo các hoạt động của văn phòng liên quan đến hoạt động thương mại được phép, nghiên cứu, phát triển thị trường.
Trường hợp không báo cáo hoặc báo cáo chậm trễ có thể bị phạt 40.000.000 đồng và rất ảnh hưởng đến việc xem xét gia hạn giấy phép trong tương lai.
Các thủ tục liên quan đến bảo hiểm cho người lao động Việt Nam, nước ngoài
Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam cần tuân thủ các quy định về bảo hiểm xã hội khi sử dụng lao động và chi trả lương hàng tháng. Việc không đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc không chỉ bị xử phạt hành chính mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro khác liên quan đến hoạt động của chính cá nhân đó.
Thực hiện xin visa, cấp giấy phép lao động cho người đại diện
- Giấy phép lao động là văn bản cho phép người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Để có thể tránh được những vi phạm hành chính cùng với những haauk quả của nó, thì Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam bắt buộc phải hoàn thành thủ tục xin cấp giấy phép lao động trước khi nước nước ngoài bắt đầu làm việc tại văn phòng.
- Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài được nộp tại Sở lao động, Thương binh và xã hội tại nơi mà người đó làm việc.
Thực hiện kê khai nộp thuế
Khai thuế, quyết toán thuế và nộp thuế là một trong những nghĩa vụ quan trọng mà người lao động và người sử dụng lao động phải thực hiện với cơ quan nhà nước. Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam phải tuân thủ các quy định liên quan như Luật Thuế, Luật chống rửa tiền, Luật thương mại trong hoạt động tại Việt Nam. Việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân cần lưu ý:
- Cá nhân cư trú chỉ có một nguồn thu nhập từ tiền lương theo hợp đồng lao động trên 03 tháng.
- Cá nhân đang làm việc theo hợp đồng trên 03 tháng ở một nơi và có thu nhập ở nơi khác với bình quân 10 triệu đồng/năm và đã bị khấu trừ 10%.
- Cá nhân phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tiếp với cơ quan thuế hoặc ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân qua tổ chức trả thu nhập.
Lưu ý: Mức thuế suất và mức thu nhập chịu thuế của người nước ngoài, người Việt Nam là khác nhau. Vì vậy, cần tìm hiểu rõ các quy định về liên quan đến thuế để tránh những sai sót trong thủ tục kê khai và quyết toán thuế dẫn đến những mức phạt vi phạm. Vì vậy, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam cần chú ý điều kiện công nhận cá nhân cư trú để áp dụng đúng phương pháp kê khai.
Như vậy chúng ta có thể thấy, quản lý rủi ro khi hoạt động Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam sẽ giúp cho quá trình thực hiện công việc của văn phòng đại diện tiết kiệm được nhiều chi phí, tránh những khó khăn, rủi ro có thể gặp phải và tạo dựng được uy tín trên thị trường.
Trên đây là 7 trường hợp mà chúng tôi muốn chia sẻ đến cho các bạn để có thể tránh được những vi phạm trong quá trình hoạt động Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam. Để có thể hiểu rõ hơn các vấn đề liên quan đến giấy phép và thủ tục cần phải tuân thủ trong quá trình quản lý rủi ro Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, quý khách hàng có thể tự tin yên tâm đến với Công ty TNHH Phúc Vạn Luật với các dịch vụ:
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến cấp, cấp lại, điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện, giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam.
- Hỗ trợ trong quá trình kê khai, đóng thuế cho người lao động Việt Nam, người nước ngoài.
- Thực hiện xin visa, cấp giấy phép lao động cho người đứng đầu văn phòng đại diện, người nước ngoài.
- Tư vấn trong việc kê khai nộp thuế cho cơ quan nhà nước.
- Hướng dẫn các vấn đề liên quan đến báo cáo thuế, báo cáo tài chính hàng năm.
Đọc thêm
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Chức năng của VPDD nước ngoài tại Việt Nam
Bài viết liên quan:
