Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Với tầng suất đi lên của xã hội hiện nay, nhiều doanh nghiệp nước ngoài luôn tìm kiếm cho mình cơ hội để mở rộng kinh doanh cũng như phát triển nền kinh tế thị trường. Một trong số đó các doanh nghiệp hướng đến là việc thành lập chi nhánh hoặc mở các văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam luôn gặp nhiều vấn đề bất cập về pháp lý như khai thuế, đặt tên, con dấu,…

Vậy, làm thế nào để có thể hạn chế được những khó khăn trong việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam? Quý khách hàng hãy theo dõi bài viết sau đây để hiểu rõ hơn:

Cơ sở pháp lý

Luật Doanh nghiệp 2020;
Nghị định 47/2021/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp;
Nghị định 07/2016/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
Thông tư số 32/2016/TT-NHNN sửa đổi bổ sung một số điều của Thông tư 23/2014/TT-NHNN về việc hướng dẫn mở và sử dụng tài khoản ngân hàng tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;

Định nghĩa văn phòng đại diện? Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Văn phòng đại diện được quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 “là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp đó”.

Theo đó Khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 thì việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam sẽ tuân theo những quy định pháp luật Việt Nam và các văn bản hướng dẫn có liên quan khác. Như vậy, Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam nhằm xúc tiến các hoạt động thương mại.

Quy định văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam?

Các loại hình văn phòng đại diện

Chúng ta có thể hiểu, pháp luật Việt Nam quy định 5 loại hình doanh nghiệp thì có tương ứng 5 loại hình văn phòng đại diện:

Văn phòng đại diện của Công ty Hợp Danh
Văn phòng đại diện của Doanh nghiệp tư nhân
Văn phòng đại diện của Công ty Cổ phần
Văn phòng đại diện của Công ty TNHH một thành viên
Văn phòng đại diện của Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trên cơ sở công ty thuộc loại hình doanh nghiệp nào thì văn phòng đại diện theo loại hình doanh nghiệp đó.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Hồ sơ cần chuẩn bị

Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam nhằm giúp cho các doanh nghiệp thuận tiện trong các thủ tục pháp lý:

Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện của doanh nghiệp nước ngoài kí;
Bản sao Giấy đăng kí kinh doanh hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương đã được hợp pháp hóa lãnh sự;
Bản sao hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân, Căn cước công dân của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Tài liệu liên quan đến địa điểm dự kiến đặt Văn phòng đại diện. Trong đó:
Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật.

Lưu ý: Các hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trên phải được dịch ra Tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật của Việt Nam.

Trình tự, thủ tục cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu;

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;

Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam tại Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

Bước 4: Đăng kí cấp con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu của Văn phòng đại diện;

Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của văn phòng đại diện.

Bước 5: Văn phòng đại diện mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;

Bước 6: Đăng kí cấp chứng nhận mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài ở Việt Nam tại Cục thuế nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện;

Bước 7: Đăng kí chữ kí điện tử để khai thuế;

Bước 8: Kê khai thủ tục nhân sự, lao động với Sở Công Thương, Cơ quan bảo hiểm và tiến hành đăng ký bảo hiểm.

Thời gian và lệ phí thực hiện cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thời gian xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc bằng đường bưu điện hoặc trực tuyến đến Cơ quan cấp giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện;
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam sẽ kiểm tra và yêu cầu bổ sung tài liệu còn thiếu; Việc cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam sẽ được trả lời trong 07 ngày làm việc;

Lệ phí khi cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là 3.000.000 đồng/giấy phép.

Các lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Đặt tên văn phòng đại diện

Tên Văn phòng đại diện phải được viết trong bảng chữ cái Tiếng Việt, chữ số và các kí hiệu.
Tên phải bao gồm cụm từ “Văn phòng đại diện”;
Tên Văn phòng đại diện phải được gắn tại trụ sở của Văn phòng đại diện, được in và viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.

Về vấn đề đặt trụ sở Văn phòng đại diện

Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và Văn phòng đại diện không được phép cho thuê, mượn lại trụ sở.

Bộ máy quản lý Văn phòng đại diện sau khi thành lập

Bộ máy quản lý và nhân sự của Văn phòng đại diện do thương nhân nước ngoài quyết định; Tuy nhiên việc sử dụng người lao động phải được thực hiện theo quy định pháp luật Việt Nam.

Các vấn đề liên quan đến thuế

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp thuế môn bài.
Văn phòng đại diện không có thực hiện hoạt động kinh doanh thì không phát sinh thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, Văn phòng đại diện có sử dụng lao động và người lao động có thể phát sinh thuế thu nhập cá nhân.

Trên đây là toàn bộ nội dung pháp luật về vấn đề thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn đọc! Nếu trong quá trình tìm hiểu, quý khách hàng vẫn còn gặp khó khăn và bất cập về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam thì có thể liên hệ Công ty TNHH tư vấn Vạn Phúc Luật để được hỗ trợ, tư vấn một cách tốt và chất lượng nhất.

Đọc thêm

Thủ tục đăng ký mới, gia hạn khoản vay nước ngoài

Hướng dẫn làm báo cáo tình hình thực hiện khoản vay nước ngoài