Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là ai?

Theo khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại năm 2005, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép. Hiện nay nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang phát triển, ngày càng nhiều thương nhân nước ngoài đã và đang đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam để tìm hiểu thị trường và phát triển nền kinh tế.

Thành Lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam để có thể hoạt động một cách hiệu quả, cần có người đứng đầu điều hành, quản lý văn phòng, đó là Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Vậy, Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là ai? Mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây:

Trưởng văn phòng công ty nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Trả lời cho câu hỏi “Trưởng phòng đại diện là gì?”, người đứng đầu văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam (thường được gọi là Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam) là người được thương nhân nước ngoài có thẩm quyền cử hoặc bổ nhiệm. Với tư cách là Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, người này được phân công, giao trách nhiệm để điều hành, quản lý mọi hoạt động của Văn phòng đó với điều kiện là phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam và chỉ được phép hoạt động trong lĩnh vực mà pháp luật Việt Nam cho phép hoặc tuân thủ các quy định của Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Theo quy định tại Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, chỉ đề cập đến thuật ngữ “người đứng đầu Văn phòng đại diện”. Có thể thấy “Trưởng văn phòng đại diện” hay “Giám đốc văn phòng đại diện” đều là từ chỉ chức danh người đứng đầu văn phòng đại diện. Tên gọi đó tùy thuộc vào thương nhân nước ngoài lựa chọn để đặt tên cho người đứng đầu Văn phòng đại diện. Trong hệ thống pháp luật, “người đứng đầu” được xem là thuật ngữ đúng nhất. Thông thường chức danh Trưởng văn phòng đại diện được sử dụng phổ biến hơn là Giám đốc văn phòng đại diện. Tên chức danh phụ thuộc vào công ty mẹ ở nước ngoài.

Những ai được làm Trưởng văn phòng công ty nước ngoài tại Việt Nam?

Thương nhân nước ngoài bổ nhiệm Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Pháp luật Việt Nam không quy định về các tiêu chuẩn để trở thành Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Khoản 6 Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP chỉ quy định Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Điều đó có nghĩa là, pháp luật Việt Nam không quy định một tiêu chuẩn cụ thể nào đối với Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài, chỉ quy định các trường hợp không được kiêm nhiệm các chức vụ. Vì vậy, tiêu chuẩn và sự lựa chọn phụ thuộc vào thương nhân nước ngoài bổ nhiệm.

Công việc của Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam?

Theo Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì công việc của Trưởng văn phòng đại diện, bao gồm:

Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền;
Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền;
Phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài, Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đa ủy quyền.
Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định mà Trưởng phòng văn phòng đại diện công ty nước ngoài chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Trưởng văn phòng trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi Trưởng văn phòng trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm Trưởng văn phòng đại diện.
Trường hợp Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Trưởng phòng văn phòng đại diện hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Ai trả lương cho Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam?

Việc chi trả lương cho Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam do thương nhân nước ngoài chi trả.

Công ty mẹ ở nước ngoài chuyển thẳng tiền lương cho Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài ở Việt Nam. Hoặc công ty mẹ chuyển tổng lương của tất cả nhân viên thuộc văn phòng đại diện quan tài khoản ngân hàng của văn phòng đại diện rồi văn phòng đại diện tự chi trả cho nhân viên, trong đó có tiền lương của Trưởng văn phòng.

Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam phải xin giấy phép lao động không?

Theo quy định tại Điều 154 Bộ luật lao động năm 2019 và Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam, thì chỉ những người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam nằm trong 02 (hai) điều luật nói trên là đối tượng không thuộc diện cấp giấy phép lao động, bao gồm:

Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn theo quy định của Chính phủ;
Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn theo quy định của Chính phủ;
Là Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam;
Vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ;
Vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật, công nghệ phức tạp nảy sinh làm ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng tới sản xuất, kinh doanh mà các chuyên gia Việt Nam và các chuyên gia nước ngoài hiện đang ở Việt Nam không xử lý được;
Là luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của Luật Luật sư;
Trường hợp theo quy định của điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;
Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam.

Theo đó, Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không thuộc diện được miễn cấp giấy phép lao động, vì vậy cần tiến hành thủ tục xin cấp giấy phép lao động theo đúng quy định của pháp luật.

Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam có phải đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân không?

Vấn đề đóng bảo hiểm của Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Tác giả chia thành 02 (hai) trường hợp:

Trường hợp thứ nhất: Công ty mẹ vẫn chi trả lương ở nước ngoài cho trưởng văn phòng, còn tại Văn phòng đại diện tại Việt Nam, Trưởng văn phòng ký hơp đồng với mức lương là 0 đồng và trên thực tế cũng không nhận lương từ Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Như vậy, tên của Trưởng văn phòng đại diện không nằm trong bảng lương của văn phòng, không được hoạch toán trong hồ sơ kế toán văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Theo phương thức tính mức đóng BHXH bắt buộc thì trường hợp của Trưởng văn phòng không phải đóng BHXH.
Trường hợp thứ hai: Trưởng văn phòng là người nước ngoài, đến làm việc tại Việt Nam thì căn cứ vào khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014: Người lao động là công dân nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp được tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của Chính phủ.

Vấn đề đóng thuế thu nhập cá nhân của Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Tương tự như việc đóng BHXH, khi Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không có tên trong bảng lương, tiền lương không được hoạch toán và cũng không được chi trả thực tế tại Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam nên khi tính thuế thu nhập cá nhân mà Văn phòng đại diện phải đóng cho Trưởng phòng đại diện là bằng 0 đồng. Như vậy, Văn phòng không phải đóng thuế thu nhập các nhân cho Trưởng phòng đại diện.

Trong trường hợp, tiền lương của Trưởng văn phòng đại diện được chi trả tại Việt Nam, thì vẫn phải đóng thuế thu nhập cá nhân dựa trên tiền lương của mình

Trên đây là toàn bộ nội dung pháp luật về trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam mà chúng tôi muốn gửi tới quý bạn đọc. Trưởng văn phòng đại diện là một chức danh có nhiệm vụ điều hành và chịu trách nhiệm trước công ty nước ngoài. Chính vì vậy, cần hiểu cụ thể về pháp luật và các nghĩa vụ trong việc đóng thuế, BHXH cho đối tượng này, Công ty TNHH tư vấn Vạn Phúc Luật là một trong những công ty tư vấn uy tín về lĩnh vực này. Với đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, có kinh nghiệm lâu năm trong nghề và am hiểu pháp luật, Công ty TNHH tư vấn Vạn Phúc Luật sẽ giải quyết các vấn đề của khách hàng nhanh chóng và chính xác. Nếu trong quá trình tìm hiểu, quý khách hàng chưa nắm rõ, cần luật sư tư vấn của công ty vui lòng liên hệ:

Số điện thoại: 0274 6507 999 / 0967 357 131
Email: luatvanphuc@gmail.com

Đọc thêm

Chức năng của VPDD nước ngoài tại Việt Nam

7 điều quan trọng khi hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam