Thay đổi địa chỉ trụ sở chính là nhu cầu phát sinh phổ biến khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động, thay đổi văn phòng hoặc di chuyển đến địa bàn thuận tiện hơn. Tuy nhiên, việc thay đổi địa chỉ công ty cần tuân thủ nhiều quy định, đặc biệt nếu địa chỉ mới khác tỉnh hoặc quận/huyện cũ.
VPL hỗ trợ thực hiện toàn bộ quy trình thay đổi địa chỉ công ty – nhanh chóng, chính xác và đúng luật.
Thay đổi địa chỉ công ty là việc doanh nghiệp di chuyển trụ sở chính từ địa điểm đã đăng ký sang một địa điểm khác. Khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các hồ sơ liên quan.
Lưu ý: Việc thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính, doanh nghiệp không thay đổi địa điểm kinh doanh sẽ thuộc trường hợp cập nhật địa chỉ công ty.
Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý
Nộp hồ sơ quyết toán thuế và điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (chuyển địa chỉ công ty) đến Cơ quan quản lý thuế hiện tại.
Sau khi nhận được Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm theo Mẫu số 09 ban hành kèm theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC thì Công ty tiến hành nộp hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong vòng 10 ngày.
Công ty tiến hành nộp hồ sơ thông báo về việc chuyển địa chỉ đến Cơ quan quản lý thuế nơi Công ty chuyển đến trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được Mẫu số 09 từ Cơ quan quản lý thuế trước đó.
Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý
Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định chuyển đến.
Địa chỉ Công ty bắt buộc phải có số nhà, tên đường, do đó, nếu địa chỉ mới của doanh nghiệp không có số nhà, tên đường thì cần đến Ủy ban nhân dân xã nơi doanh nghiệp dự kiến chuyển đến để xin xác nhận về việc chưa được cấp số nhà và/hoặc chưa có tên đường.
Không được đặt địa chỉ trụ sở tại chung cư, các tòa nhà sử dụng cho mục đích ở (trừ Tòa nhà kết hợp mục đích ở và thương mại dịch vụ, Doanh nghiệp cần đặt tại khu vực có mục đích sử dụng là thương mại, dịch vụ).
Trong vòng 10 ngày, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ thông báo cho cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển đến. Nếu quá thời hạn trên, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.
Với kinh nghiệm thực tiễn nhiều năm trong lĩnh vực doanh nghiệp – đầu tư, VPL hỗ trợ các thủ tục cần thiết khi thay đổi địa chỉ, tránh rủi ro bị phạt hành chính do không thực hiện hoặc thực hiện không đúng hạn thủ tục pháp lý liên quan đến chuyển địa chỉ.
Ngoài Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Công ty cũng cần điều chỉnh các giấy tờ pháp lý liên quan khác như Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, các giấy phép con, hóa đơn,… VPL tư vấn toàn diện đảm bảo đồng bộ thông tin trong hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
VPL tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp hỗ trợ các vấn đề pháp lý liên quan sau khi hoàn tất việc thay đổi địa chỉ, thông báo đến khách hàng khi có cập nhật địa giới hành chính dẫn đến cần cập nhật địa chỉ công ty.
Tư vấn quy trình, các quy định liên quan đến thay đổi địa chỉ.
Đại diện doanh nghiệp thực hiện thủ tục quyết toán thuế để chuyển địa điểm tại Cơ quan quản lý thuế hiện tại (nếu có), thông báo về việc chuyển địa điểm đến Cơ quan quản lý thuế mới.
Soạn thảo hồ sơ, hướng dẫn hồ sơ cần chuẩn bị, đại diện làm việc, nộp hồ sơ, nhận kết quả điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh.
Khắc con dấu thể hiện địa chỉ mới.
Hỗ trợ cập nhật chữ ký số, hóa đơn.
Hướng dẫn cập nhật thông tin trên hợp đồng, thông tin tại Cơ quan thuế, Ngân hàng, Bảo hiểm xã hội,…
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:
a) Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu số 12 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC.
b) Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Trường hợp người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì nộp kèm Giấy ủy quyền.
Trường hợp địa chỉ mới chưa có số nhà, tên đường thì nộp kèm văn bản xác nhận của Ủy ban nhân dân xã về việc địa chỉ chưa có số nhà, tên đường.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính của tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới.
Có. Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế tại cơ quan quản lý thuế cũ và thông báo chuyển địa điểm tại cơ quan quản lý thuế mới. VPL sẽ đại diện làm việc với cả hai cơ quan thuế để đảm bảo không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh do nhập nhằng giữa hai cơ quan quản lý thuế.
Hồ sơ quyết toán thuế để thay đổi địa chỉ trụ sở chính bao gồm:
– Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo Mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC.
– Công văn đề nghị quyết toán thuế.
– Bản sao công chứng hoặc bản photo đóng mộc treo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần cung cấp toàn bộ hồ sơ, chứng từ kế toán kể từ lần quyết toán thuế gần nhất đến thời điểm nộp hồ sơ như Báo cáo tài chính, hóa đơn, hợp đồng, các tờ khai thuế,… VPL sẽ liệt kê chi tiết các hồ sơ doanh nghiệp cần cung cấp cho cơ quan thuế.
Sau khi nhận được Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm theo Mẫu số 09 ban hành kèm theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC, doanh nghiệp nộp hồ sơ thông báo chuyển địa điểm tại cơ quan quản lý thuế mới, bao gồm:
– Văn bản đăng ký chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến theo Mẫu số 30/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC.
– Bản sao công chứng hoặc bản photo đóng mộc treo Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm (Mẫu số 09) do Cơ quan quản lý thuế cũ ban hành.
– Bản sao công chứng hoặc bản photo đóng mộc treo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Không, trường hợp doanh nghiệp còn các khoản nợ thuế chưa thanh toán, sau khi quyết toán, thông tin sẽ được cơ quan quản lý thuế cũ chuyển sang cho cơ quan quản lý thuế mới, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế mới.
Địa chỉ công ty là một trong những thông tin thể hiện trên hóa đơn điện tử, khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần cập nhật địa chỉ mới trên hệ thống hóa đơn điện tử để đảm bảo thông tin hóa đơn được chính xác.
Thành phần hồ sơ khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không bao gồm hợp đồng thuê, do đó, doanh nghiệp không cần nộp kèm hợp đồng thuê.
Nếu có thay đổi thông tin địa chỉ trên con dấu, doanh nghiệp cần khắc lại con dấu mới để đảm bảo đồng bộ các hồ sơ doanh nghiệp. VPL hỗ trợ khắc dấu theo mẫu chuẩn.
VPL luôn sẵn sàng đồng hành cùng Quý khách trong mọi vấn đề pháp lý một cách tận tâm, chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin bên dưới đây!
