Căn cứ Điều 43 Nghị định 168/2025/ NĐ-CP thì hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với Công ty TNHH bao gồm: 

a) Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật;

b) Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;

c) Căn cứ Khoản 3 Điều 11 Nghị định 168/2025/ NĐ-CP trường hợp không có số định danh cá nhân thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có yêu cầu kê khai thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải kèm theo bản sao hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của cá nhân đó theo quy định.

d) Văn bản ủy quyền: Nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Căn cứ Điều 43 Nghị định 168/2025/ NĐ-CP thì hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với Công ty TNHH bao gồm: 

a) Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật;

b) Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty hoặc của Hội đồng quản trị trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty ngoài nội dung thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo pháp luật quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp.

c) Căn cứ Khoản 3 Điều 11 Nghị định 168/2025/ NĐ-CP trường hợp không có số định danh cá nhân thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có yêu cầu kê khai thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải kèm theo bản sao hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của cá nhân đó theo quy định.

d) Văn bản ủy quyền: Nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Căn cứ Điều 24, Luật Doanh nghiệp 2020, khi công ty thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp có trách nhiệm tiến hành sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi. Đây là một yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của hồ sơ nội bộ doanh nghiệp. 

Theo quy định của pháp luật, thời gian để hoàn thành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật thường là 3 ngày làm việc kể từ khi Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Trên thực tế, tổng thời gian để doanh nghiệp nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới có thể kéo dài hơn, khoảng 05 – 07 ngày làm việc. Sự chênh lệch này chủ yếu do thời gian nhận bản gốc Giấy chứng nhận, hoặc các thủ tục nội bộ khác. 

Thẩm quyền giải quyết hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật thuộc về Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài Chính tại tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc Ban Quản lý Khu công nghệ cao, nếu doanh nghiệp thuộc khu vực này.

Theo quy định, doanh nghiệp có hai phương thức để nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật: 

• Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp chuẩn bị một bộ hồ sơ giấy đầy đủ và hợp lệ, sau đó nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài Chính / Ban Quản lý Khu công nghệ cao nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 

• Nộp trực tuyến: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Phương thức này yêu cầu doanh nghiệp có tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng chữ ký số công cộng. 

Tuy nhiên trên thực tế một số cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ cho phép nộp trực tiếp trong một số trường hợp đặc biệt như Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bị lỗi, tài khoản đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp bị khoá,… 

Căn cứ Điều 43 Nghị định 168/2025/ NĐ-CP người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong các cá nhân sau đây: 

a) Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật thì người ký giấy đề nghị là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty mới được bổ nhiệm hoặc được bầu;

b) Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký giấy đề nghị là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu;

Căn cứ Khoản 2 Điều 7 Nghị định 69/2024/NĐ-CP thì người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài đã được cấp thẻ thường trú, thẻ tạm trú tại Việt Nam được cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 01, tài khoản định danh điện tử mức độ 02 khi có nhu cầu.